Antes de firmar con un proveedor de captación con IA, pida por escrito tres cosas: dónde se alojan los datos, qué conserva el sistema cuando termina una conversación y cómo informa la herramienta al visitante de que está interactuando con un software. Esas tres respuestas dicen más sobre el riesgo del RGPD en la captación de clientes con IA que cualquier sello en la página de inicio de un proveedor. La calidad de la conversación, la sincronización con el CRM y los paneles de control se apoyan sobre esa base.
Esta guía está pensada para despachos de extranjería que están comparando proveedores. Explica qué normas pueden estar en juego, qué preguntas distinguen a un proveedor serio de un simple revendedor y cómo llevar a cabo la evaluación sin convertirla en un proyecto de compra de seis meses.
Una aclaración previa: esto no es asesoramiento jurídico. Las normas que siguen se describen de forma neutra. Si se aplican a su flujo de captación concreto, y cómo, es una cuestión para su propio asesor de protección de datos o su delegado de protección de datos (DPD).
Por qué la captación merece una evaluación más exigente que un chatbot genérico
La captación en extranjería no es un simple formulario de contacto. Según cómo diseñe el flujo, una primera conversación puede revelar nacionalidad, país de origen, composición familiar, situación laboral, historial de visados y, en algunos tipos de caso, información relacionada con la salud o con procedimientos judiciales, y todo ello se recoge antes de que nadie sea cliente.
Una pregunta útil para su propio proceso de captación: ¿cuáles de esas categorías recoge ya hoy su formulario o su guion telefónico, y en qué momento? La respuesta indica cuántos datos personales manejaría una versión automatizada desde el primer día.
Por eso las cuestiones de privacidad de datos en un despacho de extranjería deben plantearse al principio de la conversación con el proveedor y no al final. La misma herramienta que acorta su tiempo de respuesta se convierte también en un nuevo punto de tratamiento, un nuevo lugar de almacenamiento y una nueva superficie de comunicación de datos. Es algo manejable y no es motivo para mantener la captación manual. Sí significa que la evaluación se rige por criterios distintos de los de la compra de un chatbot genérico.
Dos normas que conviene poner delante de su asesor
RGPD
Hay dos disposiciones que merece la pena plantear de forma expresa cuando informe a su asesor.
El artículo 22 limita las decisiones basadas únicamente en el tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente de modo similar a una persona. La pregunta práctica para su evaluación es si la herramienta decide algo sobre un posible cliente (elegibilidad, rechazo, derivación a una categoría de «no viable») o si recoge y organiza información para que decida una persona. Pida a los proveedores que lo describan en términos concretos y no en lenguaje comercial, y lleve después la respuesta a su asesor.
El artículo 83, apartado 5, fija el límite máximo de las sanciones por las infracciones más graves en 20 millones de euros o el 4 % del volumen de negocio total anual mundial, optándose por la cuantía más alta. Ese techo es un buen argumento para someter la automatización de la captación a un proceso de contratación en regla, y no a una tarjeta de crédito y un fin de semana.
El Reglamento de IA de la UE
El Reglamento de IA entró en vigor el 1 de agosto de 2024. Desde el 2 de agosto de 2026, el artículo 50, apartado 1, exige a los proveedores de sistemas de IA diseñados para interactuar directamente con personas que dejen claro que la persona está interactuando con un sistema de IA, salvo que resulte evidente por el contexto. Los incumplimientos de las obligaciones de transparencia del artículo 50 pueden sancionarse con multas de hasta 15 millones de euros o el 3 % del volumen de negocio total anual mundial, optándose por la cuantía más alta.
Para su lista de candidatos, esto se traduce en una pregunta concreta y comprobable: ¿cómo informa la herramienta al visitante de su naturaleza y puede usted ver esa información en un entorno real antes de comprar? Un chatbot conforme al RGPD que oculta lo que es añade una cuestión de transparencia a la cuestión de los datos.
Los textos normativos pueden modificarse. Confirme la situación actual con su propio asesor y no se fíe del resumen de un proveedor, incluido este.
Siete preguntas para los proveedores de su lista
Úselas casi literalmente. La calidad de las respuestas es la evaluación.
- ¿Dónde está alojada la infraestructura principal y qué subencargados del tratamiento acceden a los datos? «Empresa con sede en la UE» e «infraestructura alojada en la UE» son afirmaciones distintas. Pida ambas, por separado.
- ¿Qué se conserva cuando termina una conversación y durante cuánto tiempo? Las transcripciones, los campos extraídos y los datos de entrada del modelo pueden estar en lugares distintos y con plazos de conservación diferentes.
- ¿Mantiene el sistema memoria entre conversaciones? Una herramienta que recuerda las respuestas de un visitante anterior se comporta, desde el punto de vista de la privacidad, de forma distinta a otra que trata cada conversación como un hecho aislado.
- ¿La conversación la inicia el visitante o se activa por sí sola? Esto afecta tanto a la experiencia del visitante como a la forma de describir el tratamiento en su aviso.
- ¿Cómo se presenta el aviso de que se trata de una IA? Pida verlo funcionando, no en una diapositiva.
- ¿Adónde van los datos después? Un traspaso al CRM lleva datos personales a un segundo sistema con su propio alojamiento, sus propios plazos de conservación y sus propios controles de acceso. Ese sistema requiere las mismas preguntas.
- ¿Podemos configurar sobre qué pregunta el sistema? En la captación de extranjería, poder no recoger determinadas categorías de información puede importar tanto como poder recogerlas.
Comparación: cómo interpretar las respuestas
| Qué pregunta | Una señal débil | Una señal más sólida |
|---|---|---|
| Alojamiento | «Cumplimos el RGPD» sin indicar la ubicación | Una declaración concreta sobre dónde está la infraestructura principal, con los subencargados tratados aparte |
| Conservación | «No guardamos nada», sin más detalle | Una descripción documentada de qué se almacena, dónde y durante cuánto tiempo |
| Memoria entre conversaciones | Referencias vagas a «aprender de sus visitantes» | Una descripción clara de si las conversaciones anteriores influyen en las posteriores |
| Aviso de IA | Enterrado en un enlace a la política de privacidad | Visible en la interfaz y demostrable antes de comprar |
| Toma de decisiones | «Cualifica los leads automáticamente» | Una separación clara entre reunir información y la decisión humana |
| Integración con el CRM | «Se integra con todo» | Una integración concreta que funciona hoy, y otras valoradas caso por caso |
Sobre esa última fila, una pregunta de seguimiento útil es sencillamente: ¿qué integraciones están funcionando hoy en producción y cuáles son hoja de ruta o dependen de un intermediario? Pida al proveedor que ponga esa distinción por escrito.
Dónde se sitúa Altamira frente a esa misma lista
Para que pueda compararnos con los mismos criterios que aplica a los demás:
- Iniciada por el visitante. El asistente de evaluación de encaje de Altamira lo inicia el visitante: la conversación empieza cuando abre el asistente.
- Infraestructura principal alojada en la UE. Decimos infraestructura principal a propósito. No afirmamos que todos los datos y todos los subencargados estén dentro de la UE, y preferimos que nos pida esa distinción a que la dé por supuesta.
- El tratamiento de objeciones usa guiones aprobados. Las respuestas se basan en una biblioteca de guiones de respuesta aprobados, no en la memoria de conversaciones anteriores.
- HubSpot es la integración con CRM que funciona hoy. Los demás CRM se valoran caso por caso, según admitan o no conexiones externas.
- Somos un negocio nuevo. Altamira Automation se constituyó en 2026 y tiene su sede en Málaga, España. Es mejor que lo sepa desde el principio a que lo descubra en plena contratación.
Si su asesor necesita documentación en una forma que todavía no tenemos, conviene sacarlo a la luz durante la evaluación de encaje y no después de firmar un contrato.
El contrapeso: lo que le puede estar costando la demora
La prudencia en materia de cumplimiento tiene un contrapeso, y conviene enunciarlo con precisión. Un estudio de 2011 de Harvard Business Review, de Oldroyd, McElheran y Elkington, envió consultas de prueba a través de la web a 2.241 empresas de Estados Unidos. En ese estudio, solo el 37 % de las empresas respondió en una hora, el 24 % tardó más de 24 horas y el 23 % no respondió nunca. Entre las empresas que respondieron en un plazo de 30 días, la primera respuesta tardó de media 42 horas. Las empresas que contactaron con una consulta en el plazo de una hora tuvieron casi 7 veces más probabilidades de cualificarla que las que tardaron más, y más de 60 veces más que las que tardaron 24 horas o más.
Son datos de Estados Unidos de 2011, y miden la probabilidad de cualificar una consulta, no los ingresos. No son una predicción sobre su despacho. Sí plantean una pregunta que vale la pena contrastar con sus propias cifras: ¿cuál es su tiempo mediano desde que llega una consulta hasta la primera respuesta de una persona, y qué proporción de consultas no recibe ninguna? Si hoy no puede responder, medirlo es un primer paso sensato, con independencia de cualquier decisión sobre un proveedor.
Preguntas frecuentes
¿Una herramienta de captación con IA convierte a nuestro despacho en responsable o en encargado del tratamiento? Depende de quién determine los fines y los medios del tratamiento en su caso concreto. Es una determinación que corresponde a su asesor, no a su proveedor.
¿Podemos usar la captación con IA en tipos de caso sensibles? Depende de lo que recoja el sistema, de lo que conserve y de cómo haya documentado usted el tratamiento. Una pregunta práctica para empezar con los proveedores: ¿podemos restringir las categorías de información sobre las que pregunta la herramienta?
¿Una herramienta alojada en la UE cumple la normativa por defecto? La ubicación del alojamiento es un elemento entre varios. La conservación, la información al visitante, el control de accesos y el CRM al que van los datos también forman parte del cuadro, y la valoración corresponde a su asesor.
¿Esto se aplica también a otros programas de IA para despachos jurídicos? La misma lógica de evaluación se aplica a la automatización de documentos, los asistentes de redacción y la IA para la gestión de expedientes: alojamiento, conservación, memoria, información al usuario y toma de decisiones.
Elegir un proveedor de captación para un despacho de extranjería es una decisión de gobernanza de datos con disfraz de herramienta comercial. Conviene mantener separadas las dos preguntas, ¿esto convierte consultas en reuniones? y ¿podemos describir con precisión qué hace con los datos personales?, y responder a ambas antes de firmar. Si un proveedor esquiva el segundo grupo de preguntas, esa es una información que puede ponderar. La seguridad de los datos en un despacho de extranjería no es una función que se añade después del lanzamiento: es la arquitectura que se elige al principio, y la fase de evaluación es el momento en que aún tiene toda la capacidad de pedir detalles.
Si está en plena evaluación y desea una conversación directa y técnica sobre cómo encajaría un flujo de captación con IA en su proceso actual, incluidas las partes que no podemos cubrir, reserve una evaluación de encaje breve y gratuita en altamiraautomation.es. Traiga sus preguntas de cumplimiento: son las que merecen la llamada.